Jaostojen säännöt

Jaostojen toimintasäännöt:

Sport Club Kokkola ry:n jaostot:
Sulkapallojaosto
Salibandyjaosto

Nämä toimintasäännöt korvaavat Sport Club Kokkola ry:n 6.9.2002 hyväksymät jaostojen toimintasäännöt.

Päivitetty 1.9.2016

1 § Jaoston tarkoitus

Jaostojen tarkoitus on suorittaa urheiluun liittyvää toimintaa Sport Club Kokkola Ry:n puitteissa. Näissä säännöissä jaostoilla tarkoitetaan Sport Club Kokkola Ry:n jaostoja.

2 § Jaosto ja yhdistys

Jaostot ovat yhdistyksen alaisia, ja niiden on toiminnassaan noudatettava yhdistyksen sääntöjä sekä jaostojen toimintasääntöjä.

3 § Jaoston jäsenyys

Jaoston jäseneksi voi liittyä maksamalla jaoston määrittelemät maksut, jotka sisältävät myös yhdistyksen jäsenyyden. Jäsenet ovat velvollisia noudattamaan jaoston ja yhdistyksen toimintaperiaatteita.

4 § Jaostosta eroaminen

Jäsen eroaa jaostosta omasta pyynnöstään tai erotessaan yhdistyksestä. Ilmoitus eroamisesta on tehtävä tapauskohtaisesti, joko jaostolle tai yhdistykselle, niiden määräämällä tavalla.

5 § Vuosikokous

Jaoston vuosikokous pidetään 1.3.- 31.5. välisenä aikana. Vuosikokous on kutsuttava koolle vähintään 7 päivää ennen vuosikokousta jaoston jäsenille postitetuilla kirjeillä, yhdistyksen kotipaikkakunnalla ilmestyvässä sanomalehdessä, yhdistyksen internet-sivuilla tai sähköpostitse.

Vuosikokouksessa käsiteltävät asiat:
- valitaan jaoston puheenjohtaja sekä muut jaostohallituksen jäsenet
- toimintasuunnitelma seuraavalle vuodelle
- talousarvio seuraavalle vuodelle
- meneillään olevan kauden taloustilanne
- toimintakertomus edelliseltä vuodelta
- sovitaan tilinpäätöksen jättämisestä hallituksen taloudenhoitajalle 1.6. - 14.6 välisenä aikana
- muut esille tulevat asiat
- sovittava seuraavasta kokouksesta

Muita jaoston kokouksia pidetään tarpeen vaatiessa jaostohallituksen harkinnan mukaan tai 30 päivän sisällä siitä, kun vähintään kaksi jaoston jäsentä sitä jaostohallitukselta kirjallisesti pyytää.

Muut jaoston kokoukset on kutsuttava koolle vähintään 7 päivää ennen kokousta jaostohallituksen jäsenille postitetuilla kirjeillä, yhdistyksen kotipaikkakunnalla ilmestyvässä sanomalehdessä, yhdistyksen internet-sivuilla tai sähköpostitse.

6 § Jaoston päätäntävalta

Jaoston toimintaa johtaa jaoston vuosikokouksen valitsema jaoston puheenjohtaja ja jaostohallitus. Jaostohallitus valitsee järjestäytymiskokouksessa keskuudestaan varapuheenjohtajan, sihteerin ja taloudenhoitajan.

Jaostohallitus on päätösvaltainen kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä ja puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja, ovat paikalla. Päätökset tehdään yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Tasatilanteessa puheenjohtajan ääni ratkaisee, puheenjohtajan ollessa estynyt tasatilanteen ratkaisee varapuheenjohtajan ääni. Etäosallistuminen jaostohallituksen kokoukseen on mahdollista. Jaostohallituksen jäsenien on oltava yhdistyksen varsinaisia jäseniä.

Puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja kutsuu jaostohallituksen koolle. Jaostohallituksen toivotaan kokoontuvan toimintakauden aikana 2-3 kk välein, jotta toimintaa voidaan yhdessä kehittää ja seurata.

Jaoston puheenjohtaja on automaattisesti yhdistyksen hallituksen jäsen.

Jaostohallituksen tehtävänä on:
1. Järjestää jaoston jäsenille harjoitustilat, -ajat ja –välineet.
2. Järjestää valmennusta.
3. Päättää jaoston maksuista (esim. jäsenmaksu, pelaajamaksu, vuoromaksu jne.).
4. Huolehtia jaoston varainhankinnasta, maksujen perimisestä ja avustusten hakemisesta sekä päättää muusta jaoston toiminnasta aiheutuvasta rahaliikenteestä.
5. Vastata tiedottamisesta.
6. Vastata jäsenhankinnasta.
7. Vastata jaoston toiminnasta yhdistyksen hallitukselle.

Jaoston puheenjohtajan tehtävänä on:
1. Kutsua jaostohallitus koolle tarpeen mukaan.
2. Valmistella käsiteltäväksi tulevat asiat etukäteen yhteistyössä sihteerin kanssa.
3. Toimia jaoston edustajana yhdistyksen hallituksessa.

Jaoston sihteerin tehtävänä on:
1. Laatia kokousten pöytäkirjat.
2. Toimia jaoston arkistonhoitajana ja jäsenrekisterin ylläpitäjänä yhdessä taloudenhoitajan kanssa.
3. Huolehtia jaoston tiedottamisesta ja mainostamisesta.

Jaoston taloudenhoitajan tehtävänä on:
1. Huolehtia laskujen maksamisesta ajallaan.
2. Pitää kirjanpitoa jaoston kuluista ja tuloista sekä saattaa tilikauden päätyttyä tilinpäätös jaostohallituksen hyväksyttäväksi ja edelleen hallituksen taloudenhoitajalle.
3. Antaa jaoston kokouksissa ja tarvittaessa yhdistyksen hallituksen kokouksissa selvityksiä taloustilanteesta.
4. Huolehtia maksujen perimisestä ja tarvittaessa viedä ongelmatapaukset eteenpäin yhdistyksen hallitukselle
5. Lähettää jaoston jäsenmaksut kauden alussa

Jaoston tiedottajan tehtävänä on:
Huolehtia jaoston tiedottamisesta ja mainostamisesta sekä olla yhteyshenkilönä lajiliittoon.

Jaoston valmentajan tehtävänä on
Huolehtia jaoston valmennustoiminnasta ja toimia sen suhteen yhteistyössä jaoston puheenjohtajan ja taloudenhoitajan kanssa.

Jaostojen jäsenien toivotaan toimintakauden lopun lähestyessä ilmoittamaan jaostohallituksen puheenjohtajalle halukkuudestaan jatkaa seuraavalla toimintakaudella. Mikäli jäsen lopettaa jaostohallituksessa, on hänen pyrittävä löytämään ehdokas uudeksi jäseneksi jaostohallitukseen ja tarvittaessa opastettava häntä.

7 § Jäsenrekisteri sekä kokouspöytäkirjat

Jaoston on toimitettava yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpitäjälle ajantasainen tieto jäsenistään sekä talletettava kokoustensa pöytäkirjat yhdistyksen nettisivuille.

Kokouspöytäkirjan ei tarvitse olla julkisesti näkyvillä, mutta se on pyydettäessä näytettävä jaoston jäsenelle.

Kaikki jaostojen vuosikokouksissa tehdyt päätökset viedään yhdistyksen vuosikokoukseen vahvistettaviksi.

8 § Jaostojen talous

Jaostot eivät ole itsenäisiä oikeushenkilöitä, vaan yhdistyksen alaisia osia. Tästä johtuen jaostoilla ei ole omaa varallisuutta. Jaostoilla on kuitenkin oikeus hankkia ja käyttää varoja yhdistyksen talousarvion ja saamiensa ohjeiden mukaan itsenäisesti, kuitenkin siten, että yhdistyksen hallitus vahvistaa jaoston tekemät oikeustoimet. Tämä koskee esimerkiksi lainanottoa, uusien tilien avaamista, suuria hankkeita ja asioita, jotka saattavat välittömästi tai välillisesti vaikuttaa yhdistyksen toimintaan. Jaoston varoja tulee käyttää vain jaoston tarkoituksen mukaisiin menoihin.

Jaostot vastaavat itse toimintansa varainhankinnasta. Kassavirtaan on kiinnitettävä erityistä huomiota, jottei jaoston toimintaan tule yllättäviä katkoksia. Missään olosuhteissa ei hyväksytä negatiivista kassatilannetta. Heti, kun yhdenkään tilin saldo alittaa 100 euron rajan, täytyy tilin vastuuhenkilön ilmoittaa viipymättä asiasta jaoston taloudenhoitajalle, joka välittää tiedon yhdistyksen hallitukselle. Tällöin yhdistyksen hallitus aloittaa tarvittaessa jaoston/joukkueen toimintaa rajoittavat toimenpiteet harkintansa mukaan.

Jaostojen puheenjohtajat seuraavat ja ovat vastuussa jaoston budjetin toteuttamisesta. Jos kauden aikana tulee yllättäviä merkittäviä kustannuksia, on budjettia korjattava. Korjattu budjetti on toimitettava ensitilassa yhdistyksen hallituksen tietoisuuteen.

Jaoston taloudenhoitaja tekee viimeistään kuukausi toimikauden puolen välin jälkeen ennusteen loppukaudesta, jossa näkyy koko kauden budjetti, tuloslaskelma ensimmäisen puolen kauden osalta ja ennuste loppukauden tuloista ja menoista. Jos arviossa esiintyy merkittäviä poikkeamia budjetoituun, niin ennusteen mukana on toimitettava selvitys miten poikkeaman vaikutus katetaan.

Jaostoilla on oikeus omaan erilliseen pankkitiliin. Yhdistyksen hallitus voi myöntää siltä erikseen kirjallisesti pyydettäessä oikeuksia myös useampaan kuin yhteen pankkitiliin.

Jaoston taloudenhoitaja saa tiliin käyttöoikeudet ja erikseen yhdistyksen hallitukselta sitä kirjallisesti pyydettäessä käyttöönsä pankkikortin, jota hän voi käyttää jaoston kulujen maksamiseen. Tilin käyttöoikeudet annetaan automaattisesti myös jaoston puheenjohtajalle ja yhdistyksen taloudenhoitajalle.

Kaikki laskutus ja maksaminen hoidetaan jaoston tilin kautta. Jaostoilla on kuitenkin oikeus käteiskassaan pakottavassa tilanteessa. Jaostolla voi olla jatkuvaluonteisesti enintään 500 euroa käteistä rahaa. Yli menevä osa on tilitettävä pankkitilille välittömästi kun se on mahdollista.

Kaikessa taloudenpidossa otetaan huomioon jaoston erityispiirteet.

Jaosto voi päättää oman lajinsa tai toimintasektorinsa taloudellisista asioista vahvistetun talousarvion ja seuran hallituksen hyväksymän talousohjesäännön puitteissa. Jaosto ei kuitenkaan voi tehdä yhdistystä sitovia oikeustoimia, sopimuksia tai muita yhdistystä sitovia sitoumuksia.

9 § Muutokset

Muutokset ja lisäykset näihin sääntöihin voidaan tehdä yhdistyksen hallituksen kokouksessa, jonka kokouskutsussa muutosasiat on mainittu. Muutos tulee hyväksyttäväksi, jos vähintään 2/3 annetuista äänistä sitä kannattaa. Muutos astuu voimaan, kun yhdistyksen hallitus on sen hyväksynyt.

10 § Jaoston näkyvyys ja julkikuva

Jaostojen tulee noudattaa yhdistyksen hallituksen linjausta jaostojen näkyvyydestä ja julkikuvasta.